Wie Sie unproduktive Meetings vermeiden (ohne zu bürokratisch zu werden)

Ihre Meetings verlaufen manchmal unproduktiv und unbefriedigend? Sie fürchten sich schon davor, Ihre Zeit stundenlang abzusitzen? Wenn Meetings im Team oder zwischen den Abteilungen als „erfolglos“ abgetan werden, dann das daran liegen, dass die Teilnehmer „Erfolg“ verschieden definiert haben.

Das bedeutet: Versuchen Sie, Ihre Meetings künftig besser zu organisieren.

Meetings können verschiedene Ziele mit verschiedener Intensität haben, und zwar:

Informationsmeeting

 Ziel: Alle Beteiligten kurz auf denselben Stand bringen. Dieses Meeting kann sehr schnell abgehalten werden. Ein Standup-Meeting ist eine Möglichkeit, die Teilnehmer zur Kürze zu bewegen.

Brainstorming

Ziel: Die Teilnehmer sammeln Ideen. Jeder kann seine Gedanken und Vorschläge frei äußern, in ein Brainstorming gehört erstmal keine Bewertung.

Entscheidungsvorbereitung

Ziel: Ideen werden bewertet und Optionen für eine Entscheidung werden formuliert und aufgeschrieben.

Entscheidungsmeeting

Ziel: Die weiter ausgearbeiteten Optionen werden durchgegangen und bewertet, ein Beschluss wird gefasst.

Wenn die Teilnehmer sich im Vorfeld unterschiedliche Ziele gesetzt haben, werden sie auch einen Erfolg verschieden definieren. Teils werden sie gelangweilt dasitzen, weil sie das Gefühl haben, dass die Diskussion jetzt viel zu weit führt. 

Setzen Sie deshalb vor dem Meeting fest, welches Ziel das Meeting hat und kommunizieren Sie dieses Ziel an alle Teilnehmer.

Setzen Sie eine Agenda

Ebenfalls problematisch ist es, wenn manche Teilnehmer das Gefühl haben, dass ihre Punkte nicht im Gespräch vorkommen. Als Organisator sammeln Sie vorher alle wichtigen Punkte ein und stellen sicher, dass sich kein Teilnehmer übergangen fühlt.

Wie Meetings besser funktionieren:

  1. Ein Meeting sollte nicht über die vereinbarte Zielstufe hinausgehen, dann reicht fast immer auch die Zeit.
  2. Meetings haben TOPs, dieser Inhalt wird vorher eingeholt, kommuniziert und sollte alle wichtigen Themen abdecken.
  3. Meetings sind timeboxed, wenn die Zeit nicht reicht, gibt es einen Folgetermin.
  4. In Meetings wird nicht abgeschweift. Wenn weitere wichtige bis unvermeidliche Themen aufkommen, wird ebenfalls ein weiterer Termin angesetzt.
  5. Ein Organisator eines Meetings wird vorher klar benannt und kümmert sich darum, dass der Rahmen des Meetings gesetzt wird.
  6. Dabei schreibt er folgende Dinge in die Kalendereinladung, für die er zuständig ist:
    1. Ziel des Meetings (a, b, c, d)
    2. Inhalt des Meetings (TOPs)
    3. Und: Wer schreibt Protokoll?
  7. Der Organisator denkt auch über die Teilnehmer nach. Ist jeder Teilnehmer für das vereinbarte Ziel unerlässlich und hat er etwas beizutragen?
  8. Beginnen Sie Ihre Meetings, indem Sie an den gesetzten Rahmen und die gesetzten Ziele erinnern.

So werden Ihre Meetings zielführender und die Vorbereitung ist trotzdem nicht übermäßig bürokratisch. Die genannten Punkte sind in wenigen Minuten abgehandelt. Besser vorher ein paar Minuten investiert als nachher eine Stunde sinnlos diskutiert.